makalah analisis proyek pembangunan kehutanan

PENDAHULUAN

1.             PENGERTIAN

Analisis adalah penguraian pokok atau berbagai bagian dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik dan bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti  gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.

Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai proyek. Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik  khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.

Kegiatan proyek merupakan satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan tegas. Adapun ciri-ciri pokok sebuah proyek adalah:

1.  Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.

2.  Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan.

3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.

4. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Analisa manfaat ekonomi dan social yaitu melakukan penyesuaian terhadap manfaat komersial (finansial) dan analisa manfaat dan pengorbanan sosial.

2.       HAL-HAL YANG PERLU DIKETAHUI DALAM EVALUASI PROYEK

Sebelum dilakukan suatu evaluasi proyek, perlu diidentifikasikan hal-hal berikut:

a.       Ruang Lingkup Kegiatan Proyek, yakni pada bidang-bidang apa saja proyek akan beroperasi (mission statement of business).

b.      Cara kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri, atau ditangani juga oleh (beberapa) pihak lain?

c.       Evaluasi terhadap aspek-aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan proyek.

d.      Sarana yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti material, tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas-fasilitas pendukung seperti jalan raya, transportasi, dan sebagainya.

e.       Hasil kegiatan proyek tersebut serta biaya-biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh hasil tersebut.

f.       Akibat-akibat yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut.

g.      Langkah-langkah rencana untuk mendirikan proyek, beserta jadwal masing-masing kegiatan tersebut.

3.             TAHAP MELAKUKAN ANALISIS KELAYAKAN PROYEK

a.     Identifikasi, sponsor proyek melihat adanya kesempatan investasi yang menguntungkan. Pengamatan terhadap lingkungan untuk memperkirakan kesempatan dan ancaman usaha

b.       Perumusan, tahap menerjemahkan kesempatan investasi kedalam suatu rencana proyek yang konkret, dengan faktor-faktor yang penting dijelaskan secara garis besar

c.        Penilaian, melakukan analisa dan menilai aspek pasar, teknik, keuangan, dan perekonomian

d.       Pemilihan, melakukan pemilihan dengan mengingat segala keterbatasan dan tujuan yang akan dicapai

e.        Implementasi, menyelesaikan proyek tersebut dengan tetap berpegang pada anggaran.

4.       JENIS EVALUASI KELAYAKAN

Untuk meminimalkan biaya dan efektifitas kegiatan, evaluasi kelayakan proyek dilakukan dalam dua tahap

1.        Evaluasi Pendahuluan (Preliminary study atau Pre-evaluation study)   Tujuan Evaluasi Pendahuluan adalah untuk mengetahui faktor-faktor pengambat kritis (critical factors) yang dapat menghambat jalannya operasi bisnis proyek yang akan dibangun. Kemungkinan keputusan dari tahap ini adalah pembatalan rencana investasi, revisi rencana investasi, atau meneruskan evaluasi rencana investasi proyek ke tahap berikutnya, yakni studi kelayakan proyek.

2.         Evaluasi Kelayakan Proyek (Project Feasibility Study). Fokus utama studi kelayakan proyek paling sedikit terpusat pada empat aspek (1) aspek pasar dan pemasaran terhadap barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek; (2) aspek produksi, teknis dan teknologis; (3) aspek manajemen dan sumberdaya manusia; dan (4) aspek keuangan dan ekonomi.

PEMBAHASAN

1.             ASPEK  PASAR STUDI KELAYAKAN

Umumnya penelitian dilakukan terhadap aspek pasar, teknis, keuangan, hukum, dan ekonomi negara, serta terkadang dampak sosial (jika dana yang ditanamkan cukup besar).

Aspek pasar dan pemasaran mempelajari tentang:

1.      Permintaan, secara total atau terinci menurut daerah, jenis konsumen, perusahaan besar pemakai, proyeksi permintaan  

2.      Penawaran, dalam negeri dan impor, perkembangan di masa lalu dan perkiraan di masa datang, faktor yang mempengaruhi penawaran

3.      Harga, perbandingan dengan barang impor, produksi dalam negeri lain,     kecenderungan perubahan harga dan polanya

4.      Program pemasaran, strategi pemasaran (marketing mix), siklus kehidupan produk

5.      Perkiraan penjualan dan market share yang bisa dikuasai.

Alat dan kerangka analisa

Analisa aspek pasar dan pemasaran:

1.        metode ekstrapolasi mekanis (noncausal method),

2.        metode ekonometri (tentang hubungan antar-variabel), dan

3.        metode-metode lain (metode judgement, metode koefisien teknis).

Analisa pasar penting untuk memperkirakan berapa penjualan yang bisa dicapai oleh perusahaan.

2.             ASPEK TEKNIS KELAYAKAN PROYEK

Analisis dalam aspek teknis adalah untuk menilai kesiapan perusahaan dalam menjalankan usaha dengan menilai ketepatan lokasi, luas produksi dan layout serta kesiapan mesin yang akan digunakan.

Dua kriteria prinsip yang termasuk dalam katagori teknis adalah efektivitas dan ketercukupan (adequacy). Efektif berarti proyek dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Tapi, seringkali ketercapaian tujuan tidak selalu dapat dilacak hanya karena keberadaan proyek tersebut, sering banyak faktor yang lain ikut mempengaruhi. Dalam hal ketercukupan: proyek mungkin tidak dapat mencukupi hal-hal yangmenjadi tujuan atau tidak cukup mengatasi permasalahan. Misal, proyek tidak dapat membiayai secara penuh semua kegiatan yang diperlukan, jadi  harus dipilih kegiatan-kegiatan utamanya saja (yang taktis).

Cara paling langsung dan cepat untuk memprediksi kelayakan teknis adalah dengan cara melihat apakah proyek seperti itu secara teknis dapat dilaksanakan di tempat lain. Tetapi, perlu diwaspadai faktor-faktor lain yang khas di lokasi mungkin sekali ikut mempengaruhi keberhasilan proyek di lokasi tersebut, sehingga cara ini pun tidak selalu cocok untuk dipakai.

Menentukan strategi dan teknologi produksi/operasi yang akan dipilih: kapasitas produksi, jenis teknologi yang dipakai, pemakaian peralatan dan mesin, lokasi, dan tataletak pabrik yang paling menguntungkan.

Urutan-urutannya:

a.   Pemilihan strategi produksi.

b.   Pemilihan dan perencanaan produk yang akan diproduksi.

c.   Rencana kualitas.

d.   Pemilihan teknologi.

e.   Rencana kapasitas produksi.

f.    Perencanaan letak pabrik.

g.   Perencanaan tata letak (layout).

h.   Perencanaan jumlah produksi.

i.    Manajemen Persediaan.

j.    Pengawasan kualitas produk.

Aspek  teknis  dalam  studi  kelayakan  proyek  setidaknya  mampu          menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini :

1.    Apakah studi dan pengujian pendahuluan pernah dilakukan?

2.    Apakah skala produksi yang dipilih sudah optimal?

3.   Apakah luas produksi ini akan meminimumkan biaya produksi rata-rata, ataukah akan memaksimumkan laba? Jadi, mempertimbangkan secara simultan faktor permintaan.

4.   Bagaimana fasilitasi untuk ekspansi nantinya? Tentang lokasi, luas tanah, pengaturan fasilitas produksi, dan sebagainya.

5.    Apakah proses produksi yang dipilih sudah tepat? Umumnya terdapat beberapa alternatif proses produksi untuk menghasilkan produk yang sama. Sebagai misal, semen bisa dibuat dengan proses basah ataupun proses kering, soda bisa dibuat dengan metode electrolysis atau metode kimia.

6. Apakah mesin-mesin  dan  perlengkapan  yang  dipilih   sudah  tepat? Faktor  yang diperhatikan adalah tentang umur ekonomis dan fasilitas pelayanan kalau terjadi kerusakan mesin-mesin tersebut,

7.    Apakah perlengkapan-perlengkapan tambahan dan pekerjaan-pekerjan teknis tambahan telah dilakukan? Faktor-faktor seperti material handling, suplay bahan pembantu, kontrol kualitas,dan sebagainya perlu diperhatikan pula.        

8.   Apakah telah disiapkan tentang kemungkinan penanganan terhadap limbah produksi?

9.    Apakah tata letak yang diusulkan dari fasilitas fasilitas produksi cukup baik?

10.   Bagaimana dengan pemilihan lokasi dan ”site”produksi?

11.   Apakah skedul kerja telah dibuat dengan cukup realitis?

12. Apakah teknologi yang akan dipergunakan bisa diterima dari pandangan sosial?

3.     ASPEK MANAJEMEN PROYEK

Aspek manajemen merupakan aspek yang cukup penting untuk dianalisis dalam Studi Kelayakan proyek. Hal ini dikarenakan walaupun suatu proyek sudah dikatakan layak untuk dilaksanakan jika tidak didukung oleh manajemen dan organisasi yang baik, tidak mustahil jika usaha tersebut akan mengalami kegagalan. Tujuan perusahaan akan mudah tercapai apabila kaidah-kaidah dalam proses manajemen dipenuhi dengan baik. Proses manajemen ini akan tergambar dari masing-masing fungsi yang ada dalam manajemen.

Menentukan manajemen baik dalam konstruksi proyek maupun saat operasional rutin proyek: pihak perencana, pelaksana manajerial, koordinasi dan pengawasan, bentuk badan usaha, struktur-organisasi.

Urutan-urutannya:

A.  Pembangunan Proyek:

 1. Perencanaan kegiatan, waktu, SDM, keuangan dan produk.

 2. Pengorganisasian, termasuk struktur, bentuk dan prestasi organisasi.

 3. Pengarahan dan motivasi, termasuk kepemimpinan.

 4. Pengendalian, termasuk penentuan sistem pengendalian yang efektif.

B.  Operasionalisasi Proyek

1. Perencanaan kegiatan, waktu, SDM, keuangan dan produk.

2. Pengorganisasian, termasuk struktur, bentuk dan prestasi organisasi.

3. Pengarahan dan motivasi, termasuk kepemimpinan.

4. Pengendalian, termasuk penentuan sistem pengendalian yang efektif.

Analisa aspek manajemen:

a.      Analisa jabatan: menentukan deskripsi dan spesifikasi jabatan

b.        Analisa beban kerja dan angkatan kerja: menentukan kebutuhan akan jumlah tenaga kerja

c.         Analisa struktur organisasi: menentukan kedalaman, dasar pengelompokan kegiatan dan hubungan antar departemen.

PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE)

Dalam merencanakan pelaksanaan proyek dipergunakan bantuan teknik/cara seperti bagan gantt (gantt chart) atau diperluas dengan menggunakan analisa jaringan (network analysis) seperti pert (program evaluation and review technique). Diagram Gantt dan diagram PERT mungkin dua grafik yang paling terkenal dalam manajemen proyek. Masing-masing dapat digunakan untuk penjadwalan, tetapi karena grafik Gantt tidak menggambarkan ketergantungan tugas dan diagram PERT dapat membingungkan, PMS sering menggunakan keduanya.

Pert adalah suatu metode untuk menganalisis tugas yang terlibat dalam menyelesaikan proyek tertentu, terutama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan untuk mengidentifikasi waktu minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek.

Pert dikembangkan terutama untuk menyederhanakan perencanaan dan penjadwalan proyek besar dan kompleks. Pert mampu menggabungkan ketidakpastian dengan memungkinkan untuk menjadwalkan sebuah proyek sementara tidak tahu persis rincian dan durasi semua kegiatan. Ini lebih merupakan teknik acara berorientasi daripada awal dan penyelesaian berorientasi, dan digunakan lebih dalam proyek-proyek di mana waktu, bukan biaya, adalah faktor utama. Hal ini diterapkan untuk skala yang sangat besar, satu kali infrastruktur, kompleks, tidak rutin dan proyek penelitian dan pengembangan.

A.   Keuntungan pert

1.      pert grafik secara eksplisit mendefinisikan dan membuat dependensi terlihat (diutamakan hubungan) antara WBS elemen

2.      pert memfasilitasi identifikasi jalur kritis dan membuat ini terlihat

3.      pert memfasilitasi identifikasi awal awal, terlambat, dan slack untuk setiap kegiatan,

4.      Pert menyediakan untuk durasi proyek berpotensi berkurang akibat pemahaman yang lebih baik dependensi menuju tumpang tindih meningkatkan kegiatan dan tugas di mana layak.

5.      Jumlah besar data proyek dapat diatur & disajikan dalam diagram untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

B.       Kekurangan Pert

1.      Ada dapat berpotensi ratusan atau ribuan kegiatan dan hubungan ketergantungan individu

2.      pert tidak mudah terukur untuk proyek-proyek kecil

3.      Grafik jaringan cenderung besar dan berat yang membutuhkan beberapa halaman untuk mencetak dan membutuhkan kertas ukuran khusus

4.      Kurangnya kerangka waktu pada grafik PERT / CPM paling membuat lebih sulit untuk menunjukkan status warna meskipun dapat membantu (misalnya, warna tertentu untuk node selesai)

5.      Ketika PERT / CPM grafik menjadi berat, mereka tidak lagi digunakan untuk mengelola proyek.