PENDAHULUAN
1.
PENGERTIAN
Analisis
adalah penguraian pokok atau berbagai bagian dan
penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh
pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.
Analisis
Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Proyek
adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan
unik (Schwalbe K, 2002). Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan
memiliki tujuan spesifik dan bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan
kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang
berkelanjutan. Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti
gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan
pengendalian.
Proyek
memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship
yang menyediakan arahan dan mendanai proyek. Proyek mengandung ketidakpastian.
Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sering kali sulit
mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut
sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang
melibatkan teknologi yang relatif baru.
Kegiatan proyek merupakan
satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan
alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya
telah digariskan dengan tegas. Adapun ciri-ciri pokok sebuah proyek adalah:
1.
Memiliki tujuan yang khusus, produk
akhir atau hasil kerja akhir.
2.
Jumlah biaya, sasaran jadwal serta
kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan.
3.
Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik
awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4.
Nonrutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang
proyek berlangsung.
Analisa
manfaat ekonomi dan social yaitu melakukan penyesuaian terhadap manfaat komersial
(finansial) dan analisa manfaat dan pengorbanan sosial.
2. HAL-HAL
YANG PERLU DIKETAHUI DALAM EVALUASI PROYEK
Sebelum
dilakukan suatu evaluasi proyek, perlu diidentifikasikan hal-hal berikut:
a. Ruang
Lingkup Kegiatan Proyek, yakni pada bidang-bidang apa saja proyek akan beroperasi
(mission statement of business).
b. Cara
kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri, atau ditangani
juga oleh (beberapa) pihak lain?
c. Evaluasi
terhadap aspek-aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni mengidentifikasi
faktor-faktor kunci keberhasilan proyek.
d. Sarana
yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti material,
tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas-fasilitas pendukung seperti
jalan raya, transportasi, dan sebagainya.
e. Hasil
kegiatan proyek tersebut serta biaya-biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh
hasil tersebut.
f. Akibat-akibat
yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut.
g.
Langkah-langkah rencana
untuk mendirikan proyek, beserta jadwal masing-masing kegiatan tersebut.
3.
TAHAP MELAKUKAN ANALISIS KELAYAKAN PROYEK
a.
Identifikasi,
sponsor proyek melihat adanya kesempatan investasi yang
menguntungkan. Pengamatan terhadap lingkungan untuk
memperkirakan kesempatan dan ancaman usaha
b. Perumusan,
tahap menerjemahkan kesempatan investasi kedalam suatu
rencana proyek yang konkret, dengan faktor-faktor yang
penting dijelaskan secara garis besar
c. Penilaian,
melakukan analisa dan menilai aspek pasar, teknik, keuangan, dan perekonomian
d. Pemilihan,
melakukan pemilihan dengan mengingat segala keterbatasan dan tujuan yang akan
dicapai
e. Implementasi,
menyelesaikan proyek tersebut dengan tetap berpegang pada anggaran.
4. JENIS EVALUASI KELAYAKAN
Untuk
meminimalkan biaya dan efektifitas kegiatan, evaluasi kelayakan proyek
dilakukan dalam dua tahap
1.
Evaluasi Pendahuluan
(Preliminary study atau Pre-evaluation study)
Tujuan Evaluasi Pendahuluan adalah untuk mengetahui faktor-faktor pengambat
kritis (critical factors) yang dapat menghambat jalannya operasi bisnis proyek
yang akan dibangun. Kemungkinan keputusan dari tahap ini adalah pembatalan
rencana investasi, revisi rencana investasi, atau meneruskan evaluasi rencana
investasi proyek ke tahap berikutnya, yakni studi kelayakan proyek.
2.
Evaluasi Kelayakan Proyek (Project Feasibility
Study). Fokus utama studi kelayakan proyek paling sedikit terpusat pada empat
aspek (1) aspek pasar dan pemasaran terhadap barang atau jasa yang akan dihasilkan
proyek; (2) aspek produksi, teknis dan teknologis; (3) aspek manajemen dan
sumberdaya manusia; dan (4) aspek keuangan dan ekonomi.
PEMBAHASAN
1.
ASPEK PASAR
STUDI KELAYAKAN
Umumnya penelitian dilakukan
terhadap aspek pasar, teknis,
keuangan, hukum, dan ekonomi
negara, serta terkadang dampak
sosial (jika dana yang ditanamkan cukup besar).
Aspek pasar
dan pemasaran mempelajari tentang:
1. Permintaan, secara total atau terinci menurut daerah, jenis
konsumen, perusahaan
besar pemakai, proyeksi permintaan
2. Penawaran, dalam negeri dan impor, perkembangan di masa lalu
dan perkiraan di masa datang, faktor yang mempengaruhi penawaran
3. Harga, perbandingan dengan barang impor, produksi dalam negeri lain, kecenderungan perubahan harga dan
polanya
4. Program pemasaran, strategi pemasaran (marketing mix), siklus kehidupan produk
5. Perkiraan penjualan dan market
share yang bisa dikuasai.
Alat dan
kerangka analisa
Analisa
aspek pasar dan pemasaran:
1.
metode ekstrapolasi mekanis (noncausal method),
2.
metode ekonometri (tentang hubungan antar-variabel),
dan
3.
metode-metode lain (metode judgement, metode
koefisien teknis).
Analisa pasar penting untuk
memperkirakan berapa penjualan yang bisa dicapai oleh perusahaan.
2.
ASPEK TEKNIS KELAYAKAN PROYEK
Analisis dalam aspek teknis adalah
untuk menilai kesiapan perusahaan dalam menjalankan usaha dengan menilai
ketepatan lokasi, luas produksi dan layout serta kesiapan mesin yang akan
digunakan.
Dua kriteria
prinsip yang termasuk dalam katagori teknis adalah efektivitas dan ketercukupan
(adequacy). Efektif berarti proyek dapat mencapai tujuan yang
diharapkan. Tapi, seringkali ketercapaian tujuan tidak selalu dapat dilacak
hanya karena keberadaan proyek tersebut, sering banyak faktor yang lain ikut
mempengaruhi. Dalam hal ketercukupan: proyek mungkin tidak dapat
mencukupi hal-hal yangmenjadi tujuan atau tidak cukup mengatasi permasalahan.
Misal, proyek tidak dapat membiayai secara penuh semua kegiatan yang
diperlukan, jadi harus dipilih
kegiatan-kegiatan utamanya saja (yang taktis).
Cara paling
langsung dan cepat untuk memprediksi kelayakan teknis adalah dengan cara
melihat apakah proyek seperti itu secara teknis dapat dilaksanakan di tempat
lain. Tetapi, perlu diwaspadai faktor-faktor lain yang khas di lokasi mungkin
sekali ikut mempengaruhi keberhasilan proyek di lokasi tersebut, sehingga cara
ini pun tidak selalu cocok untuk dipakai.
Menentukan strategi dan teknologi
produksi/operasi yang akan dipilih: kapasitas produksi,
jenis teknologi yang dipakai, pemakaian peralatan dan mesin, lokasi, dan
tataletak
pabrik
yang paling menguntungkan.
Urutan-urutannya:
a.
Pemilihan strategi produksi.
b.
Pemilihan dan perencanaan produk yang
akan diproduksi.
c.
Rencana kualitas.
d.
Pemilihan teknologi.
e.
Rencana kapasitas produksi.
f.
Perencanaan letak pabrik.
g.
Perencanaan tata letak (layout).
h.
Perencanaan jumlah produksi.
i.
Manajemen Persediaan.
j.
Pengawasan kualitas produk.
Aspek teknis
dalam studi kelayakan proyek setidaknya
mampu menjawab
beberapa pertanyaan di bawah ini :
1. Apakah
studi dan pengujian pendahuluan pernah dilakukan?
2. Apakah
skala produksi yang dipilih sudah optimal?
3. Apakah luas produksi ini akan
meminimumkan biaya produksi rata-rata, ataukah akan memaksimumkan laba? Jadi, mempertimbangkan
secara simultan faktor permintaan.
4. Bagaimana fasilitasi untuk
ekspansi nantinya? Tentang lokasi, luas tanah, pengaturan fasilitas produksi,
dan sebagainya.
5. Apakah
proses produksi yang dipilih sudah tepat? Umumnya terdapat beberapa alternatif
proses produksi untuk menghasilkan produk yang sama. Sebagai misal, semen bisa
dibuat dengan proses basah ataupun proses kering, soda bisa dibuat dengan
metode electrolysis atau metode kimia.
6. Apakah mesin-mesin dan
perlengkapan yang dipilih sudah tepat? Faktor
yang diperhatikan adalah tentang umur ekonomis dan fasilitas pelayanan
kalau terjadi kerusakan mesin-mesin tersebut,
7. Apakah perlengkapan-perlengkapan tambahan dan
pekerjaan-pekerjan teknis tambahan telah dilakukan? Faktor-faktor seperti
material handling, suplay bahan pembantu, kontrol kualitas,dan sebagainya perlu
diperhatikan pula.
8. Apakah telah disiapkan tentang
kemungkinan penanganan terhadap limbah produksi?
9. Apakah
tata letak yang diusulkan dari fasilitas fasilitas produksi cukup baik?
10. Bagaimana dengan pemilihan lokasi dan
”site”produksi?
11. Apakah skedul kerja telah dibuat dengan cukup
realitis?
12. Apakah teknologi yang akan dipergunakan bisa diterima dari
pandangan sosial?
3. ASPEK MANAJEMEN PROYEK
Aspek manajemen merupakan aspek yang
cukup penting untuk dianalisis dalam Studi Kelayakan proyek. Hal ini dikarenakan
walaupun suatu proyek sudah dikatakan layak untuk dilaksanakan jika tidak
didukung oleh manajemen dan organisasi yang baik, tidak mustahil jika usaha
tersebut akan mengalami kegagalan. Tujuan perusahaan akan mudah tercapai
apabila kaidah-kaidah dalam proses manajemen dipenuhi dengan baik. Proses
manajemen ini akan tergambar dari masing-masing fungsi yang ada dalam
manajemen.
Menentukan
manajemen baik dalam konstruksi proyek maupun saat operasional rutin proyek:
pihak perencana, pelaksana manajerial, koordinasi dan pengawasan, bentuk badan
usaha, struktur-organisasi.
Urutan-urutannya:
A.
Pembangunan Proyek:
1. Perencanaan kegiatan, waktu, SDM, keuangan
dan produk.
2. Pengorganisasian, termasuk struktur, bentuk
dan prestasi organisasi.
3. Pengarahan dan motivasi, termasuk
kepemimpinan.
4. Pengendalian, termasuk penentuan sistem
pengendalian yang efektif.
B.
Operasionalisasi Proyek
1.
Perencanaan kegiatan, waktu, SDM, keuangan dan produk.
2.
Pengorganisasian, termasuk struktur, bentuk dan prestasi organisasi.
3.
Pengarahan dan motivasi, termasuk kepemimpinan.
4.
Pengendalian, termasuk penentuan sistem pengendalian yang efektif.
Analisa aspek manajemen:
a. Analisa jabatan: menentukan
deskripsi dan spesifikasi jabatan
b.
Analisa beban kerja dan angkatan kerja: menentukan
kebutuhan akan jumlah tenaga kerja
c.
Analisa struktur organisasi: menentukan kedalaman,
dasar pengelompokan kegiatan dan hubungan antar departemen.
PERT (PROGRAM
EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE)
Dalam merencanakan pelaksanaan proyek
dipergunakan bantuan teknik/cara seperti bagan gantt (gantt chart) atau diperluas dengan menggunakan
analisa jaringan (network analysis) seperti pert (program evaluation and review technique). Diagram
Gantt dan diagram PERT mungkin dua grafik yang paling terkenal dalam manajemen
proyek. Masing-masing dapat digunakan untuk penjadwalan, tetapi karena
grafik Gantt tidak menggambarkan ketergantungan tugas dan diagram PERT dapat
membingungkan, PMS sering menggunakan keduanya.
Pert adalah suatu metode
untuk menganalisis tugas yang terlibat dalam menyelesaikan proyek tertentu,
terutama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan untuk
mengidentifikasi waktu minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan
proyek.
Pert dikembangkan
terutama untuk menyederhanakan perencanaan dan penjadwalan proyek besar dan
kompleks. Pert mampu
menggabungkan ketidakpastian dengan memungkinkan untuk menjadwalkan sebuah
proyek sementara tidak tahu persis rincian dan durasi semua kegiatan. Ini
lebih merupakan teknik acara berorientasi daripada awal dan penyelesaian
berorientasi, dan digunakan lebih dalam proyek-proyek di mana waktu, bukan biaya,
adalah faktor utama. Hal ini diterapkan untuk skala yang sangat besar,
satu kali infrastruktur, kompleks, tidak rutin dan proyek penelitian dan pengembangan.
A. Keuntungan pert
1. pert grafik secara eksplisit
mendefinisikan dan membuat dependensi terlihat (diutamakan hubungan)
antara WBS elemen
2. pert memfasilitasi identifikasi
jalur kritis dan membuat ini terlihat
3. pert memfasilitasi identifikasi awal
awal, terlambat, dan slack untuk setiap kegiatan,
4. Pert menyediakan untuk durasi proyek
berpotensi berkurang akibat pemahaman yang lebih baik dependensi menuju tumpang
tindih meningkatkan kegiatan dan tugas di mana layak.
5. Jumlah besar data proyek dapat
diatur & disajikan dalam diagram untuk digunakan dalam pengambilan
keputusan.
B. Kekurangan Pert
1. Ada dapat berpotensi ratusan atau
ribuan kegiatan dan hubungan ketergantungan individu
2. pert tidak mudah terukur untuk
proyek-proyek kecil
3. Grafik jaringan cenderung besar dan
berat yang membutuhkan beberapa halaman untuk mencetak dan membutuhkan kertas
ukuran khusus
4. Kurangnya kerangka waktu pada grafik
PERT / CPM paling membuat lebih sulit untuk menunjukkan status warna meskipun
dapat membantu (misalnya, warna tertentu untuk node selesai)
5. Ketika PERT / CPM grafik menjadi
berat, mereka tidak lagi digunakan untuk mengelola proyek.